5 consigli su come scrivere una mail di lavoro in inglese

Daniel Barlow
Consigli utili e pratici che ti permetteranno di scrivere le tue mail di lavoro in modo efficace e professionale, sí, anche quelle in un'altra lingua!


Sei stressato perchè devi scrivere una mail al collega della filliale estera e hai paura di sbagliare qualcosa? Rispondere all’ordine della ditta francese ti fa venire l’ansia. Non sei l’unico: molti infatti hanno paura di commettere errori grossolani, sia nella forma che nella struttura del testo, con la consegueza di fare brutta figura con i colleghi stranieri. Segui questi 5 semplici consigli e non avrai più remore nello scrivere email in inglese, anzi sarà una piacevole occasione per praticare il tuo inglese scritto! 

1.Scrivi in maniera semplice e senza contrazioni

Contrariamente ad altre lingue, in cui scrivere periodi complessi con parole altisonanti è sintomo di professionalità e di alto livello di istruzione, l’inglese predilige uno stile semplice ed efficace.
Cerca quindi di evitare periodi ipotetici e di spezzare frasi con gerundi e incisi in frasi più corte e semplici. La lettura del nostro destinatario sarà più semplice ed immediata. 
Per esempio, la frase ‘Having received your product late and being said product damaged, we would ask for a refund’ può essere semplificata in ‘The product we have received from you arrived late and was damaged, so we would ask for a refund’ 
Lo stile delle email in inglese è più informale di altre lingue, ma dobbiamo ricordarci che stiamo sempre scrivendo in un contesto professionalità. Occorre quindi scrivere le parole per intero, senza abbreviazioni e contrazioni del verbo. Per esempio ‘I’ll be working from home tomorrow’ diventa ‘I will be working from home tomorrow’ e ‘I’ve finished my report’ diventa ‘I have finished my report’. 

2.Scrivi un'introduzione appropriata e chiara

All’inizio della mail, ci rivolgiamo direttamente al mittente, usando la forma ‘Dear+nome’.  
Se stiamo scrivendo ad un cliente o ad una persona in posizioe di alto rango, conviene usare la forma:  
Dear Mr/Mrs/Ms seguito dal cognome del nostro destinatario.  
Se non sappiamo a chi ci stiamo rivolgendo, possiamo usare le forme:  
Dear Sir/Madam 
Dear Sirs oppure To whom it may concern. 
Dopo I saluti iniziali, occorre andare dritti al punto e specificare il motivo per cui stiamo scrivendo. Possiamo usare le forme:  
I am writing with regard to ... 
I am writing in connection with... 
I am writing in reference to... 
seguite dal soggetto della mail.  

3.Dividi il testo in paragrafi

Questo consiglio, valido per tutte le lingue, va sottolineato ancora di più per la lingua inglese. I ‘walls of text’ non invitano il nostro lettore a leggere il nostro messaggio con attenzione, ma saranno tentati di cestinare la nostra mail o a metterci in spam.  
Se dividiamo il testo in paragrafi, la lettura risulta più scorrevole e otterremo risposte molto più veloci e precise. La regola da seguire è di includere una o al massimo due idee per paragrafo, non di più. Un metodo utile per abituarsi a questa modalità di scrittura è di fare una mappa mentale delle idee e dei punti principali di cui vogliamo parlare e di assegnare un paragrafo a ciascuno di essi.  

4.Esplicita il followup che ti aspetti

Molte volte non otteniamo la risposta che vorremmo perchè non abbiamo comunicato abbastanza bene quali sono le nostre aspettative. Se ci aspettiamo una risposta dal nostro interlocutore e vogliamo stimolarlo a rispondere prontamente, possiamo scrivere 
I look forward to hearing from you.  
I look forward to your kind reply. 
Thank you in advance for your answer. 
Thank you in advance for your time. 
Se pensiamo che il destinatario potrebbe avere ulteriori domande per noi, possiamo usare le forme: 
For further information, please do not hesitate to contact me.  
Please let me know if you have any questions. 
Se invece non ci aspettiamo un followup, particolare, è comunque buona norma ringraziare: 
Thank you for your attention.  

5.Fai attenzione alla conclusione

La parte finale della mail, prima di firmare il proprio nome, è quella che i miei studenti sbagliano di più, in quanto esagerano con i formalismi, oppure usano forme, come “bye bye”, o “see you soon”, un po’ troppo informali.  
Per andare sul sicuro, il mio consiglio è di usare le forme  
Kind regards o 
Best regards 
seguite dalla firma, in quanto vanno bene per qualisasi tipo di interlocutore, che sia un dirigente di alto rango o un cliente che non consosciamo.  
Se proprio vogliamo risultare più formali, possiamo usare le forme  
Yours sincerely (se conosciamo il nome della persona a cui ci rivolgiamo e quindi abbiamo esordito la nostra mail con ‘Dear Mr/Mrs/Ms’).  
Yours Faithfully (se NON conosciamo il nome della persona a cui ci stiamo rivolgendo e quindi abbiamo esordito la nostra mail con ‘Dear Sirs/To Whom it may concern/Dear Sir/Dear Madam’).  

Conclusioni

In conclusione, per poter scrivere in modo efficiente e efficace una mail di lavoro in inglese, ci sono alcuni aspetti che devi considerare e tenere a mente. In questo articolo te ne sono stati segnalati alcuni: seguili con attenzione, e in questo modo riuscirai così a raggiungere i tuoi obiettivi professionali! 
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